MANAJEMEN MUTU, ISU & PERUBAHAN PADA MANAJEMEN PROYEK PT TELEKOMUNIKASI INDONESIA TBK

MANAJEMEN MUTU, ISU & PERUBAHAN PADA

MANAJEMEN PROYEK PT TELEKOMUNIKASI INDONESIA TBK

Artika Priananda, Ichsan Nur Rahmanto, Nuraenie Oktavianthie, Pradita Dyah Ayu P, Riski Serina Safitri

Manajemen Proses Bisnis, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Mercu Buana

Jl. Meruya Selatan No.31, Kota Jakarta Barat 11610, telp. (021) 5840816

 

 

Abstrak

 

Dalam upaya bertransformasi menjadi digital telecommunication company, Telkom merumuskan tanggung jawab sosial Perusahaan terkait aspek HAM dan praktik operasi yang berkeadilan. Perumusan tersebut mempertimbangkan dampak dan isu sosial, ekonomi, dan lingkungan. Due diligence terhadap tanggung jawab sosial Perusahaan tentang HAM dan operasi yang adil pada rantai nilai TelkomGroup tidak dilakukan secara khusus, namun terintegrasi di dalam berbagai kegiatan dan prosedur operasinya.

 

Di antaranya yaitu penerapan proses pengadaan berbasiskan digitalisasi untuk mencegah insiden korupsi. Kemudian, implementasi lainnya yaitu proses evaluasi pada berbagai teknologi yang digunakan Telkom Group untuk memastikan tidak adanya pelanggaran HAKI. TelkomGroup juga memiliki prosedur yang mendorong mitra kerja memiliki praktik ketenagakerjaan yang baik.

           

Kata Kunci: Manajemen, Manajemen Komunikasi, Manajemen Resiko

1.      PENDAHULUAN

            PT Telkom Indonesia (Persero) Tbk adalah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di bidang jasa layanan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) dan jaringan telekomunikasi di Indonesia. Pemegang saham mayoritas Telkom adalah Pemerintah Republik Indonesia sebesar 52.09%, sedangkan 47.91% sisanya dikuasai oleh publik. Saham Telkom diperdagangkan di Bursa Efek Indonesia (BEI) dengan kode “TLKM” dan New York Stock Exchange (NYSE) dengan kode “TLK”.

            Perencanaan SDM juga harus memperhatikan kendala  –   kendala yang ada seperti standar kemampuan SDM, manusia itu sendiri, situasi SDM serta peraturan pemerintah. Apabila kendala ini dapat dihindarkan maupun diatasi maka perencanaan SDM akan bermanfaat untuk memajukan PT. Telekomunikasi Indonesia Tbk. Adapun sistem kerja dan kebijakan dari PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk. Diera globalisasi ini PT. Telkom telah merubah kebijakan sistem kerja karyawan yaitu dengan menciptakan anak perusahaan atau berbentuk Mitra, dimana didalam perusahaan Telkom yang beralih menjadi perusahaan yang berbentuk mitra ini karyawan PT. Telkom tidak menetap disatu perusahaan tertentu. Para karyawan PT .Telkom saat ini lebih banyak meninjau kelapangan secara langsung dengan melakukan rolling atau perputaran karyawan.

            Dalam upaya bertransformasi menjadi digital telecommunication company, Telkom Group mengimplementasikan strategi bisnis dan operasional perusahaan yang berorientasi kepada pelanggan (customer-oriented). Transformasi tersebut akan membuat organisasi Telkom Group menjadi lebih lean (ramping) dan agile (lincah) dalam beradaptasi dengan perubahan industri telekomunikasi yang berlangsung sangat cepat. Organisasi yang baru juga diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam menciptakan customer experience yang berkualitas.

 

2.      LITERATUR TEORI

2.1  Manajemen Mutu

     

      Manajemen Mutu Proyek mencakup Proses yang diperlukan untuk memastikan Proyek akan memenuhi kebutuhan yang dilakukan. Berdasarkan gambar di atas aktivitas manajemen mutu proyek adalah: 

1.      Kualitas perencanaan: yaitu mengidentifikasi standar kualitas yang relevan dengan proyek dan bagamana cara untuk memberikan hasil yang memuaskan. 

2.      Penjamin kualitas: yaitu mengevaluasi kinerja proyek secara keseluruhan dan teratur untuk memberikan keyakinan bahwa proyek akan memenuhi standar kualitas yang relevan. 

3.      Control kualitas: yaitu memonitor atau memantau proyek tersebut untuk menentukan apakah sesuai dengan standar mutu yang relevan dan mengidentifikasi cara untuk menghilangkan penyebab kinerja yang tidak memuaskan. 

Tim manajemen proyek juga  harus  menyadari  bahwa manajemen  mutu  modern melengkapi manajemen proyek. Sebagai contoh, kedua disiplin menyadari pentingnya: 

1.      Kepuasan pelanggan: mengerti dan mengelola kebutuhan pelanggan, sehingga harapan pelanggan terpenuhi. Hal ini membutuhkan kombinasi dari kesesuaian persyaratan (proyek harus menghasilkan apa yang dikatakan itu akan menghasilkan) dan kesesuaian kegunaan (produk atau jasa yang dihasilkan harus memenuhi kebutuhan nyata). 

2.      Pencegahan atau inspeksi atas biaya mencegah kesalahan yang terlalu jauh lebih sedikit daripada biaya mengoreksi mereka, seperti diungkapkan oleh inspeksi. 

3.      Tanggung jawab manajemen: yaitu keberhasilan membutuhkan partisipasi dari semua anggota tim, tetapi tetap tanggung jawab manajemen untuk menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk sukses. 

4.      Proses dalam fase-siklus yang berulang-rencana do-check-tindakan yang dijelaskan oleh Deming dan lain-lain sangat mirip dengan kombinasi fase dan proses. 

 

Perencanaan Kualitas 

Perencanaan kualitas merupakan salah satu proses memfasilitasi kunci dalam perencanaan proyek dan harus dilakukan secara teratur dan secara paralel dengan proses perencanaan proyek lainnya. Sebagai contoh, perubahan dalam produk dari proyek yang diperlukan untuk memenuhi standar kualitas diidentifikasi mungkin memerlukan penyesuaian biaya atau jadwal, atau kualitas produk yang diinginkan mungkin memerlukan analisis risiko rinci tentang masalah diidentifikasi. Sebelum pembangunan Seri ISO 9000, kegiatan digambarkan di sini sebagai perencanaan mutu secara luas didiskusikan sebagai bagian dari jaminan mutu. 

 

Teknik-teknik perencanaan mutu  

Masukan untuk Perencanaan Kualitas 

1.      Kualitas kebijakan, merupakan "keseluruhan tujuan dan arah organisasi dalam hal mutu, sebagaimana dinyatakan secara resmi oleh manajemen puncak". Kebijakan mutu organisasi dapat diadopsi "sebagaimana adanya" untuk digunakan dalam proyek

2.      Lingkup pernyataan, yaitu masukan kunci untuk perencanaan mutu karena kiriman dokumen proyek besar, serta tujuan proyek yang berfungsi untuk menetapkan persyaratan stakeholder penting. 

3.      Produk deskripsi. Meskipun unsur-unsur deskripsi produk dapat diwujudkan dalam pernyataan ruang lingkup, deskripsi produk seringkali berisi detil masalah teknis dan masalah lainnya yang dapat mempengaruhi kualitas perencanaan. 

4.      Standar dan peraturan. Tim manajemen proyek harus mempertimbangkan standar aplikasi setiap daerah khusus atau peraturan yang dapat mempengaruhi proyek. 

5.      Proses output lainnya. Selain pernyataan lingkup dan deskripsi produk, proses di daerah pengetahuan lainnya dapat menghasilkan output yang harus dianggap sebagai bagian dari perencanaan mutu. Sebagai contoh, pengadaan perencanaan dapat mengidentifikasi persyaratan kualitas kontraktor yang harus tercermin dalam rencana manajemen mutu secara keseluruhan.   

 

Alat dan Teknik Perencanaan Kualitas

1.      Analisis manfaat/biaya. Proses perencanaan kualitas harus mempertimbangkan pengorbanan biaya manfaat. Manfaat utama dari memenuhi persyaratan kualitas pengerjaan ulang kurang, yang berarti produktivitas yang lebih tinggi, biaya lebih rendah, dan kepuasan stakeholder meningkat. Biaya utama memenuhi persyaratan kualitas adalah biaya yang terkait dengan kegiatan manajemen kualitas proyek.

2.      Pembandingan, yaitu melibatkan membandingkan praktek proyek aktual atau yang direncanakan untuk orang-orang dari proyek agar menghasilkan ide-ide perbaikan dan menyediakan sebuah standar yang digunakan untuk mengukur kinerja.

3.      Flowchart. Sebuah diagram alir adalah setiap diagram yang menunjukkan bagaimana berbagai elemen dari suatu sistem berkaitan. Flowchart teknik yang umum digunakan dalam manajemen mutu meliputi:

·         Diagram sebab-akibat, menggambarkan bagaimana berbagai faktor yang mungkin terkait dengan potensi masalah atau efek.

·         Sistem atau proses flow chart, yang menunjukkan bagaimana berbagai elemen dari suatu sistem saling berhubungan.

·         owchart dapat membantu tim proyek mengantisipasi apa dan dimana masalah kualitas mungkin terjadi, dan dengan demikian dapat membantu mengembangkan pendekatan untuk memperbaiki masalah tersebut.

4.      Desain eksperimen merupakan metode statistik yang membantu mengidentifikasi faktor yang mungkin mempengaruhi variabel tertentu. Teknik ini paling sering diterapkan pada produk dari proyek (misalnya, desainer otomotif mungkin ingin menentukan kombinasi suspensi dan ban akan menghasilkan karakteristik perjalanan paling diinginkan dengan biaya yang wajar). Namun, juga dapat diterapkan untuk proyek masalah manajemen, seperti pengorbanan biaya dan jadwal. Misalnya, insinyur senior akan biaya lebih dari insinyur junior, tetapi juga dapat diharapkan untuk menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan dalam waktu kurang.

5.      Biaya kualitas mengacu pada biaya total dari semua upaya untuk mencapai produk/kualitas layanan, dan mencakup semua bekerja untuk memastikan kesesuaian dengan persyaratan, serta semua karya yang dihasilkan dari ketidaksesuaian dengan kebutuhan. Ada tiga jenis biaya yang terjadi: biaya pencegahan, biaya penilaian, dan biaya kegagalan.

 

Keluaran dari Kualitas Perencanaan

1.      Rencana pengelolaan kualitas. Rencana manajemen mutu harus menjelaskan bagaimana tim manajemen proyek akan menerapkan kebijakan kualitasnya. Dalam ISO 9000 harus menjelaskan sistem kualitas proyek: "struktur organisasi, tanggung jawab, prosedur, proses, dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menerapkan manajemen mutu". Rencana manajemen mutu memberikan masukan terhadap rencana proyek secara keseluruhan dan harus ditujukan pada pengendalian mutu, jaminan mutu, dan peningkatan kualitas proyek.

2.      Operasional definisi, yaitu menjelaskan hal yang sangat spesifik, apa sesuatu itu dan bagaimana ia diukur oleh proses kontrol kualitas.

3.      Daftar pembanding. Checklist merupakan alat terstruktur, biasanya unsur tertentu, digunakan untuk memverifikasi bahwa satu set langkah yang diperlukan telah dilakukan.

4.      Masukan pada proses lainnya. Proses perencanaan mutu dapat mengidentifikasi kebutuhan untuk kegiatan lebih lanjut di daerah lain.

 

Penjaminan Kualitas

Jaminan Kualitas merupakan semua kegiatan yang terencana dan sistematis diterapkan dalam sistem mutu untuk menyediakan keyakinan bahwa proyek itu akan memenuhi standar mutu yang relevan. Hal ini harus dilakukan di seluruh proyek. Sebelum pembangunan Seri ISO 9000, kegiatan yang diuraikan di bawah kualitas perencanaan secara luas sebagai bagian dari jaminan kualitas.

Jaminan Kualitas sering disediakan oleh Departemen Jaminan Kualitas atau suatu unit organisasi, tetapi tidak harus. Jaminan dapat diberikan kepada tim manajemen proyek dan pengelolaan organisasi bermasalah (jaminan mutu internal), atau mungkin diberikan kepada pelanggan dan orang lain tidak secara aktif terlibat dalam pekerjaan proyek (jaminan mutu eksternal).

 

Masukan untuk Jaminan Kualitas

1.      Rencana manajemen kualitas.

2.      Hasil pengukuran pengendalian kualitas.

Kontrol kualitas merupakan pengukuran catatan pengujian kontrol kualitas dan pengukuran dalam format untuk perbandingan dan analisis.

3.      Definisi operasional.

 

Alat dan Teknik untuk Penjaminan Kualitas.

1.      Perencanaan kualitas alat dan teknik.

Alat-alat dan teknik kualitas perencanaan dapat digunakan untuk jaminan kualitas.

2.      Quality audit.

Suatu audit mutu adalah review kegiatan terstruktur lainnya manajemen mutu. Tujuan dari audit kualitas adalah untuk mengidentifikasi pelajaran yang dapat memperbaiki kinerja proyek ini atau proyek lain dalam organisasi pertunjukan. Kualitas audit dapat dijadwalkan secara acak, dan mereka dapat dilakukan dengan benar terlatih dalam-rumah auditor atau oleh pihak ketiga, seperti lembaga pendaftaran sistem kualitas.

 

Hasil dari Jaminan Kualitas

Peningkatan kualitas. Peningkatan kualitas termasuk mengambil tindakan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dari proyek untuk memberikan manfaat tambahan bagi para pemangku kepentingan proyek. Dalam kebanyakan kasus, peningkatan kualitas pelaksanaan akan membutuhkan persiapan permintaan perubahan atau mengambil tindakan korektif, dan akan ditangani sesuai dengan prosedur pengendalian perubahan yang terintegrasi.

 

Pengendalian Mutu (quality control)

Kendali mutu melibatkan hasil pemantauan proyek spesifik untuk menentukan apakah mereka memenuhi standar mutu yang relevan, dan mengidentifikasi cara untuk menghilangkan penyebab hasil yang tidak memuaskan. Ini harus dilakukan selama proyek. hasil proyek meliputi hasil produk keduanya, seperti kiriman, dan hasil manajemen proyek, seperti biaya dan kinerja jadwal. Kontrol kualitas sering dilakukan oleh Departemen Quality Control atau yang serupa pada unit organisasi, namun tidak diwajibkan.

Tim manajemen proyek harus memiliki pengetahuan tentang pengendalian kualitas statistik, terutama sampling dan probabilitas, untuk membantu mengevaluasi output kontrol kualitas. Diantara mata pelajaran lainnya, tim mungkin berguna untuk mengetahui perbedaan antara:

·         Pencegahan (kesalahan menjaga dari proses) dan pemeriksaan (kesalahan menjaga dari tangan pelanggan).

·         Atribut Sampling (hasilnya sesuai, atau tidak) dan sampling variabel (hasilnya adalah nilai pada skala kontinu yang mengukur tingkat kesesuaian).

·         Khusus menyebabkan (kejadian luar biasa) dan menyebabkan acak (variasi proses normal).

·         Toleransi (hasilnya dapat diterima jika berada dalam kisaran yang ditentukan oleh toleransi) dan batas kontrol (proses ini dalam kendali jika hasilnya jatuh dalam batas-batas kontrol).

Masukan untuk Pengendalian Kualitas

·         Hasil kerja. Hasil Pekerjaan berisi hasil proses baik dan hasil produk. Informasi tentang hasil yang direncanakan atau diharapkan (dari rencana proyek) harus tersedia bersama dengan informasi tentang hasil aktual.

·         Rencana manajemen mutu.

·         Operasional definisi.

·         Daftar pembanding.

 

Alat dan Teknik untuk Pengendalian Mutu.

1.      Pemeriksaan. Pemeriksaan mencakup kegiatan seperti mengukur, memeriksa, dan pengujian dilakukan untuk menentukan apakah hasil memenuhi persyaratan. Pemeriksaan dapat dilakukan di setiap tingkat (misalnya, hasil kegiatan tunggal dapat diperiksa, atau produk akhir dari proyek dapat diperiksa). Inspeksi disebut berbagai review, review produk, audit, dan walkthrough, dalam beberapa area aplikasi, istilah-istilah ini memiliki makna yang sempit dan spesifik.

2.      Kontrol grafik. Diagram kontrol adalah tampilan grafik hasil, dari waktu ke waktu, dari sebuah proses. Mereka digunakan untuk menentukan apakah proses ini "dalam kendali" (misalnya, perbedaan dalam hasil yang diciptakan oleh variasi acak, atau peristiwa yang tidak biasa terjadi yang menyebabkan harus diidentifikasi dan diperbaiki?). Ketika suatu proses dalam kontrol, proses tidak harus disesuaikan. Proses ini dapat diubah untuk memberikan perbaikan, tetapi tidak harus disesuaikan bila dalam kontrol.

3.      Diagram control. dapat digunakan untuk memantau semua jenis variabel output. Meskipun paling sering digunakan untuk melacak aktivitas berulang, seperti banyak diproduksi, diagram kontrol juga dapat digunakan untuk memonitor variasi biaya dan jadwal, volume dan frekuensi perubahan lingkup, kesalahan dalam dokumen proyek, atau hasil manajemen lain untuk membantu menentukan apakah manajemen proyek proses dalam pengendalian.

4.      Pareto diagram. Diagram Pareto adalah sebuah histogram, berdasar pada frekuensi kejadian, yang menunjukkan berapa banyak hasil yang dihasilkan oleh jenis atau kategori tertentu. Ranking suatu pemesanan digunakan untuk membimbing tindakan-korektif tim proyek harus mengambil tindakan untuk mengatasi masalah yang menyebabkan jumlah terbesar dari cacat yang pertama teridentifikasi. Pareto diagram secara konseptual berkaitan dengan Hukum Pareto, yang menyatakan bahwa jumlah yang relatif kecil biasanya menyebabkan Sebagian besar dari masalah atau cacat. Hal ini sering disebut sebagai prinsip 80/20, dimana 80 persen dari masalah adalah karena 20 persen dari penyebab.

5.      Statistik sampling. Sampling statistik melibatkan bagian pemilihan populasi untuk pemeriksaan (misalnya, memilih sepuluh gambar teknik secara acak dari daftar tujuh puluh lima). Sampling yang tepat sering dapat mengurangi biaya pengendalian kualitas. Ada tubuh substansial pengetahuan tentang sampling statistik, dalam beberapa area aplikasi, perlu untuk tim manajemen proyek untuk menjadi akrab dengan berbagai teknik sampling.

6.      Flowchart. Flowchart digunakan dalam pengendalian kualitas untuk membantu menganalisis bagaimana terjadi masalah.

7.      Trend analisis. Analisis trend melibatkan menggunakan teknik matematika untuk meramalkan hasil masa depan berdasarkan hasil historis. Analisis kecenderungan sering digunakan untuk memantau:

a.       Teknis kinerja - berapa banyak kesalahan atau cacat telah diidentifikasi, berapa banyak tetap tidak dikoreksi.

b.      Biaya dan jadwal pelaksanaan - berapa banyak kegiatan per periode telah diselesaikan dengan varians yang signifikan.

 

Keluaran dari Pengendalian Kualitas

·         Perbaikan kualitas.

·         Penerimaan keputusan. Item akan diperiksa baik diterima atau ditolak. Item Ditolak mungkin memerlukan pengerjaan ulang.

·         Rework. Pengerjaan ulang adalah tindakan yang diambil untuk membawa barang cacat atau tidak sesuai menjadi sesuai dengan persyaratan atau spesifikasi. Pengerjaan ulang, khususnya pengerjaan ulang tak terduga, merupakan penyebab sering terjadinya overruns proyek di wilayah tertentu. Tim proyek harus membuat setiap usaha yang wajar untuk meminimalkan pengerjaan ulang.

·         Menyelesaikan daftar hasil pemeriksaan. Ketika daftar periksa digunakan, daftar periksa selesai harus menjadi bagian dari catatan proyek.

·         Proses penyesuaian. Proses penyesuaian melibatkan tindakan korektif atau preventif langsung sebagai akibat dari pengukuran pengendalian kualitas. Dalam beberapa kasus, proses penyesuaian mungkin perlu ditangani sesuai dengan prosedur untuk control perubahan terpadu.

 

2.2  Issue Management Process

   

    

Manajemen Isu Proyek mencakup Proses yang diperlukan untuk mengidentifikasi, menyelesaikan, dan mengendalikan secara tepat waktu faktor-faktor yang dapat mempengaruhi keseluruhan ruang lingkup, waktu, biaya, risiko, dan kualitas proyek.

Manajer proyek harus memperkenalkan proses Isu dan Item Tindakan kepada tim. Masalah didefinisikan sebagai masalah apa pun yang akan memengaruhi kemampuan tim untuk memberikan solusi tepat waktu dan sesuai anggaran. Masalah akan dilacak dan dikelola melalui Log Masalah. Log Item Tindakan digunakan untuk mendokumentasikan tugas administratif yang harus diselesaikan tetapi tidak memenuhi syarat sebagai masalah atau tugas pada rencana proyek. Contoh Item Tindakan termasuk memesan ruang rapat, atau mencetak laporan untuk rapat. Log ini perlu dijelaskan kepada tim dan digunakan selama perencanaan hingga penutupan.

Log Masalah (Isu)

Log isu memungkinkan untuk melakukan:

a.       Memiliki metode yang aman dan dapat diandalkan bagi tim untuk mengangkat isu-isu.

b.      Melacak dan menetapkan tanggung jawa untuk orang-orang tertentu setiap masalah.

c.       Menganalisis dan memprioritaskan isu-isu lebih mudah.

d.      Rekam mengeluarkan resolusi untuk referensi masa depan dan belajar proyek.

e.       Memantau  keselamatan dan status proyek secara keseluruhan.

 

Informasi yang dapat dimasukkan dalam log isu-isu agar dapat membangu spreadsheet atau perangkat lunak manajemen masalah dari berbagai vendor sebagai informasi.

1.      Jenis masalah- yaitu menentukan kategori isu yang mungkin untuk ditemui. Deskripsi yang diperlukan seperti:

a.       Teknis, berkaitan dengan masalah teknologi dalam proyek.

b.      Proses bisnis, berkaitan dengan design proyek.

c.       Manajemen perubahan, berkaitan dengan bisnis, pelanggan, atau perubahan lingkungan.

d.      Sumber daya, berkaitan dengan peralatan, bahan, atau masalah orang.

e.       Pihak ketiga, berkaitan dengan masalah vendor, pemasok, atau pihak lain.

2.      Identifier, rekam yang menemukan masalah.

3.      Timing, menunjukkan Ketika masalah itu diidentifikasi.

4.      Keterangan, memberikan rincian tentang apa yang terjadi, dan dampak potensi terselesaikan, mengidentifikasi bagian mana dari proyek akan terpengaruh.

5.      Proiritas, menetapkan prioritas untuk penilaian masalah seperti:

a.       Prioritas atas: isu kritis yang memiliki dampak terhadap keberhasilan proyek.

b.      Prioritas menengah: yang akan memiliki dampak nyata tetapi tidak menghentikan proyek berkelanjutan.

c.       Prioritas rendah: isu yang tidak mempengaruhi kegiatan pada jalur kritis.

6.      Tugas/pemilik, tentukan siapa yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan masalah.

7.      Saran resolusi tanggal, yaitu batas waktu untuk menyelesaikan masalah.

8.      Status, melacak kemajuan resolusi dengan label yang jelas identifikasinya.

9.      Aksi, menjelaskan status dari masalah, dan apa yang telah dilakukan untuk menemukan dan menerapkan resolusi.

10.  Resolusi akhir, deskripsi singkat tentang yang telah dilakukan untuk mengatasi masalah.

 

2.3  Change Management Process

Manajemen Perubahan Proyek mencakup proses yang diperlukan untuk mengontrol perubahan pada ruang lingkup proyek.

 

Evaluasi Permintaan Perubahan Lingkup

Penilaian dampak perubahan ruang lingkup akan dilakukan untuk memeriksa tugas, jadwal, biaya, dan kualitas yang mungkin terpengaruh oleh perubahan tersebut. Sebuah solusi akan direkomendasikan berdasarkan dampak yang dinilai. Manajer proyek harus menggunakan langkah-langkah proses berikut untuk mengontrol perubahan dalam ruang lingkup:

a)      Perubahan ruang lingkup karena permintaan perubahan persyaratan - Permintaan perubahan akan didokumentasikan secara formal dan persetujuan diperlukan sebelum penyusunan ulang rencana proyek.

b)      Perubahan ruang lingkup karena implikasi desain - Manajer proyek akan memperkirakan ulang proyek setelah tonggak utama. Jika perkiraan baru melebihi perkiraan dasar secara signifikan (yaitu, membutuhkan sumber daya tambahan atau menyebabkan selip jadwal), perubahan ruang lingkup yang diperlukan didokumentasikan dan persetujuan diperlukan sebelum membuat dasar ulang rencana proyek.

Untuk perubahan ruang lingkup yang berdampak pada pencapaian besar, persetujuan tim proyek dan pemilik proyek diperlukan. Setelah persetujuan lingkup yang diperluas, rencana proyek digarisbawahi ulang oleh manajer proyek untuk mencerminkan lingkup baru dan diserahkan ke Kantor Program untuk diajukan sebagai dokumentasi resmi.

 

Menilai Dampak Perubahan Lingkup

Manajer proyek harus memastikan bahwa proses kontrol ruang lingkup yang ditetapkan selama definisi ruang lingkup awal ditegakkan. Manajer proyek dan anggota tim inti harus meneliti setiap Formulir Permintaan Perubahan Lingkup untuk manfaat dan dampak jadwal/biaya dan hasilnya harus dikomunikasikan kepada sponsor proyek untuk persetujuan akhir. Setiap anggota tim inti harus melakukan tinjauan yang cermat terhadap dampak perubahan dalam ruang lingkup sebelum perubahan tersebut disetujui.

 

Mengambil Tindakan Korektif

Tinjau Kembali Proses Perencanaan - Keberhasilan suatu proyek sering ditentukan oleh strategi dan teknik pemulihan yang digunakan manajer proyek ketika masalah muncul atau perubahan dalam ruang lingkup dibuat. Metode yang digunakan untuk mengembalikan proyek bermasalah ke jalur yang sukses sama dengan yang digunakan untuk mengembangkan rencana pelaksanaan proyek asli. Tujuan utamanya adalah pengoptimalan jadwal, sumber daya, dan anggaran yang berkelanjutan.

 

·         Minimalkan Penggunaan Float - Selama seluruh fase eksekusi, tim harus mengadopsi filosofi proaktif dan berpikir ASAP dengan menetapkan tujuan untuk mengungguli proyek target. Jumlah tekanan yang sehat harus dipertahankan oleh manajer proyek untuk menjaga penggunaan float seminimal mungkin.

·         Menghancurkan Jadwal - Jika jadwal meleset, tempat pertama yang harus dicari perbaikannya adalah aktivitas jalur kritis. Setiap aktivitas di jalur kritis merupakan peluang untuk memulihkan waktu yang hilang. Jika perubahan ruang lingkup menyebabkan tanggal akhir proyek diperpanjang, manajer proyek harus mengevaluasi semua tugas di sepanjang jalur kritis untuk melihat apakah penambahan sumber daya atau evaluasi ulang perkiraan durasi dapat mempersingkat durasi.

·         Perluas Perincian Kerja - Memecah aktivitas besar menjadi bagian-bagian yang lebih kecil adalah cara yang baik untuk meningkatkan kontrol. “Membagi dan Menaklukkan” adalah strategi yang tepat, terutama ketika lebih banyak informasi tersedia daripada ketika perencanaan awal dilakukan.

·         Analisis Tren - Jika Analisis Nilai yang Diperoleh digunakan dan laporan yang dihasilkan menunjukkan tren negatif, masalahnya bisa berupa beberapa individu, atau kombinasi faktor. Di luar Proyek Target, banyak perubahan ruang lingkup, perkiraan perencanaan yang tidak akurat, dan pelaporan kemajuan, adalah kejadian paling umum yang harus diselidiki dan diselesaikan oleh manajer proyek.

 

Tinjau Status dengan Pemilik

Setelah dampak perubahan ruang lingkup telah dinilai, manajer proyek akan menjadwalkan pertemuan untuk meninjau dengan pemilik proyek. Manajer proyek harus menyediakan Formulir Permintaan Perubahan Lingkup yang telah diisi dan rekomendasi untuk pemilik proyek. Berdasarkan dampak yang terkait dengan perubahan dan masukan dari manajer proyek, pemilik proyek akan memutuskan apakah akan menyetujui atau menolak permintaan tersebut.

 

Setelah manajer proyek dan pemilik proyek mendiskusikan permintaan perubahan ruang lingkup dan dampak terkait, pemilik proyek harus menandatangani Formulir Permintaan Perubahan Lingkup dan menentukan persetujuan atau penolakan. Untuk perubahan ruang lingkup besar, persetujuan manajemen atas diperlukan. Manajer proyek akan menyimpan Formulir Permintaan Perubahan Lingkup yang ditandatangani pemilik dalam file proyek untuk referensi di masa mendatang.

 

Perbarui Rencana dan Jadwal Proyek

Biasanya perubahan ruang lingkup memerlukan perubahan pada rencana proyek dan jadwal proyek. Agar rencana atau jadwal proyek berubah, pemilik proyek harus telah mengakui persetujuannya atas perubahan tersebut dengan menandatangani Formulir Permintaan Perubahan Lingkup.

Biasanya tidak semua rencana proyek memerlukan perubahan. Manajer proyek harus menentukan rencana proyek mana yang akan terpengaruh dan memperbaruinya sesuai dengan itu. Misalnya, rencana komunikasi mungkin memerlukan laporan tambahan untuk dibuat atau rencana sumber daya manusia dapat diubah untuk meningkatkan sumber daya pada proyek.

Merupakan tanggung jawab manajer proyek untuk memastikan bahwa semua rencana proyek diperbarui dan dipatuhi.

Ketika perubahan jadwal dibuat, manajer proyek harus memastikan semua pemangku kepentingan proyek, terutama anggota tim proyek, mengetahui revisi tersebut.

 

 

3.      PEMBAHASAN

3.1  Manajemen Mutu Proyek STI

1.      Pengelolaan Proses Berstandar ISO

       Sejak tahun 1996, kami secara konsisten telah menerapkan sistem manajemen mutu berbasis ISO dan pada tahun 2001 penerapannya diintegrasikan dengan kriteria keunggulan kinerja berbasis Malcolm Baldrige. Penerapan kedua sistem manajemen mutu tersebut (ISO dan Malcolm Baldrige) tidak lain adalah untuk memban gun proses tata kelola dan akuntabilitas kinerja melalui penerapan disiplin proses dan pendokumentasian baik berbasis ISO dan peningkatan keunggulan kinerja Perusahaan mengacu pada penilaian keunggulan kinerja Malcolm Baldrige. Tahun 2013 Perusahaan dinilai keunggulan kinerjanya oleh Tim penilai KPKU dari Kementerian BUMN dan secara internal dilakukan penilaian sendiri (self assessment) pada tingkat Unit Bisnis/Divisi.

Berikut ini merupakan kebijakan mutu pada PT. Telkom

·         PT. Telkom Akses menjamin kepuasan setiap pelanggan, baik itu institusi undnew pelanggan akhir serta kepuasan stakeholder melalui komitmen seluruh jajaran Telkom Akses dalam menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO9001:2008.

·         PT. Telkom Akses memiliki komitmen memberikan layanan terbaik melalui pengelolaan ekselen jasa konstruksi dan manage service sesuai persyaratan Sistem Manajemen ISO 9001:2008 yang ditetapkan yang berorientasi kepada tepat mutu, tepat waktu dan tepat volume.

·         PT. Telkom Akses Meningkatkan mutu dan kinerja melalui perbaikan secara berkesinambungan dalam rangka memenuhi persyaratan, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan stakeholder serta mendorong pencapaian tujuan perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang.

·         PT. Telkom Akses akan meninjau kesesuaian Kebijakan dan Sistem Manajemen Mutu secara berkala sesuai dengan perkembangan Perusahaan.

3.2  Manajemen Isu PT Telekomunikasi Indonesia Tbk

      Telkom merumuskan tanggung jawab sosial Perusahaan terkait aspek HAM dan praktik operasi yang berkeadilan. Perumusan tersebut mempertimbangkan dampak dan isu sosial, ekonomi, dan lingkungan. Due diligence terhadap tanggung jawab sosial Perusahaan tentang HAM dan operasi yang adil pada rantai nilai TelkomGroup tidak dilakukan secara khusus, namun terintegrasi di dalam berbagai kegiatan dan prosedur operasinya.

      Di antaranya yaitu penerapan proses pengadaan berbasiskan digitalisasi untuk mencegah insiden korupsi. Kemudian, implementasi lainnya yaitu proses evaluasi pada berbagai teknologi yang digunakan TelkomGroup untuk memastikan tidak adanya pelanggaran HAKI. TelkomGroup juga memiliki prosedur yang mendorong mitra kerja memiliki praktik ketenagakerjaan yang baik.

      Selanjutnya, dalam mengenali dan merumuskan tanggung jawab sosial dan Pemangku Kepentingan penting Perusahaan tentang operasi yang adil, pendekatan yang dilakukan Telkom yaitu mengidentifikasi dampak penting langsung atau tidak langsung aktivitas dan keputusan Perusahaan. Di antaranya identifikasi terkait insiden korupsi, pelanggaran HAM, pelanggaran HAKI, dan tindakan monopoli. Telkom juga secara rutin melakukan review terhadap seluruh regulasi terkait isu-isu operasi yang adil.

      Isu-isu penting dan uraian singkat tentang isu-isu penting tanggung jawab sosial bidang operasi yang adil dan relevan dengan bisnis Perusahaan dapat dilihat pada tabel berikut.

 

Uraian Isu Penting, Risiko, dan Ekspektasi Pemangku Kepentingan Tanggung Jawab Sosial Bidang Operasi yang Adil

No	Aspek	Isu Penting	Risiko	Ekspetasi Pemangku Kepentingan
1	Hak Asasi Manusia (HAM)	Potensi pelanggaran HAM oleh TelkomGroup atau mitra, dalam ruang lingkup ketenagakerjaan atau terkait kemasyarakatan.	Tuntutan tenaga kerja atau masyarakat, yang berujung pada tuntutan hukum atau gangguan operasi.	Hak dasar di tempat kerja dan hak sosial ekonomi masyarakat terpenuhi.
2	Antikorupsi	Potensi fraud atau gratifikasi pada proses pengadaan dan perijinan.	Kasus hukum yang berujung pada tuntutan pidana, hingga hilangnya kepercayaan masyarakat .	TelkomGroup bebas dari insiden korupsi.
3	Persaingan Usaha	Dugaan Pelanggaran persaingan usaha pada perkara Interkoneksi, IP Transit, dan pemblokiran Netflix.	Denda atau tuntutan dari Komisi Persaingan Usaha.	Praktik persaingan usaha yang sehat.
4	Hak Kekayaan Intelektual (HKI)	Penggunaan teknologi yang tidak terdaftar HAKI dan tidak teridentifikasi penciptanya dapat terindikasi melanggar HAKI.	Tuntutan hukum dan denda jika terbukti melanggar HAKI.	Penghargaan atas HAKI, baik terhadap inovasi internal maupun eksternal.
5	Keterlibatan Politik	Independensi TelkomGroup perlu dijaga dari kepentingan politik yang ingin mendapatkan keuntungan pihak tertentu.	Konflik kepentingan, berdampak pada kerugian finansial.	Tidak terlibat dalam politik, bebas dari pengaruh politik dan konflik kepentingan.
6	Kepatuhan pada Hukum dan Regulasi	Peraturan yang ketat dan dinamis dalam industri telekomunikasi, seperti dalam penggunaan frekuensi, bea masuk impor teknologi, dan aspek lainnya.	Kasus hukum yang berujung pada tuntutan pidana, hingga hilangnya kepercayaan masyarakat.	Kepatuhan pada hukum dan regulasi.

 

3.3  Perubahan Model Bisnis dan Digitalisasi Perusahaan pada PT Telkomunikasi Indonesia Tbk

      Telkom  E-Service sebagai  Transaction Processing  System   PT. Telkom  Transaction Processing   System   merupakan  subsistem   input   penting   dengan   mengumpulkan   data   dari berbagai sumber guna mendapatkan profil pelanggan. Telkom E- Service adalah layanan barudari  PT.  Telkom yang  diluncurkan pada   tahun 2008  dipersembahkan untuk   meningkatkan pelayanan   kepada   pelanggan   dan   semakin   mendekatkan   perusahaan   dengan   pelanggan. Melalui layanan ini, pelanggan akan dapat kemudahan dalam berinteraksi dengan perusahaan secara online.  Dengan  menganalisis laporan  hasil   Transaction  Processing   System terhadap hasil  yang  dilakukan,  member  dapat  mengetahui  selera  dan  kebutuhannya.  Hasil  analisis tersebut diintegrasikan dengan menggunakan data dari proses Marketing Information System, sehingga   menghasilkan   output   yang   dapat   digunakan   oleh   Customer   Relationship Management yang dimiliki perusahaan untuk memberikan pelayanan terbaik kepada member Telkom E-Service.

      Telkom   E-Service  dapat   di   akses   pada   alamat  Media   Intranet  sebagai   Enterprise Collaboration   System   PT.   Telkom   Media   Intranet   atau   portal   internal   adalah   media komunikasi   perusahaan  secara   on-line,   real   time,   dinamis   dan  terbatas  untuk   lingkungan Telkom.   Media  ini   berperan   sebagai   media   komunikasi   utama  yang   diposisikan  sebagai wahana kolaborasi dan sharing informasi dan knowledge baik antara pimpinan dengan staff, antara manajemen dengan karyawan dan antar karyawan. Berikut beberapa fitur pada aplikasi intranet Telkom:

1.      Single Sign-on Dengan fitur ini user bisa login terhadap beberapa situs yang disediakan  oleh  PT.  Telkom  sesuai  dengan   kebutuhan  dan  kewenangannya. Selain itu fitur  ini bisa dipakai untuk  mengakses beberapa situs luar, dengan syarat aplikasi tersebut telah terdaftar di URL Library. User dapat mengajukan usulan aplikasi untuk didaftarkan ke URL Library kepada admin Portal.

2.      Menu Default Secara default,  user   akan  diberikan menu standar yang dapat dikustomisasi  sesuai  kebutuhan.  Menu  default   saat  user  login pertama  kali adalah  :

a.       Collaboration  (Nota  dinas,   Memo,  Divre).

b.      Intra   News  (Info Produk, Koin, Intranet).

c.       Intra Portal (Intra Unti, Intra DIVRE, Intra Telkom).

d.      Business (TQMS, The Telkomway 135, RDB, FBI).

e.       Tools (Rescue model,Portal  file).

f.       Accesories   (Home,   Identitas  User,  Grafik   Bioritme   user  dan keluarganya,portal   Notes,   Portal   Contacs).

g.      Portal   Reminder   (Default Reminder   yang  dibuat   oleh   system   seperti   Tagihan   Telepon,   Penerimaan BPHP).

h.      Personal   Reminder   (User   dapat   membuat   reminder   sesuai kebutuhan). 

      Untuk memfasilitasi proses kerja seluruh karyawan, Telkom membangun infrastruktur komunikasi   yang  terintegrasi  untuk  mempermudah  koordinasi   kebijakan   dan   sosialisasi strategi bisnis   perusahaan  antara pembuat kebijakan, pengelola SDM  dan karyawan. Portal telkom yaitu menyediakan berbagai fitur diantaranya Sasaran Kerja Individu Online, absensi Online,  surat  Perintah   Perjalanan  Dinas  Online,   Cuti  Online,  Career   Online  dan Training Need Analysis Online. Selain itu telkom juga menerapkan berbagai aplikasi TI seperti proses otomatisasi bisnis Perusahaan baik berupa nota dinas elektronik, virtual meeting, shared files,online  survei,  dan  intranet.  Berikut   Gambar dari   tampilan  portal  Telkom:

a.       Login  Portal Telkom   Portal  Telkom   hanya   dapat   diakses   oleh   seluruh   pegawai   telkom,   namun   ada beberapa  fitur yang hanya  dikhususkan oleh manager  untuk dapat melakukan  proses bisnis tertentu.

b.      Home   Portal   Umum   Merupakan   Halaman   saat  pertama  halaman  dibuka  atau sebelum user login.

c.       Home   Portal   Privacy  Halaman Pertama yang dibuka saat   user   telah melakukan login.

 

 

 

 

4.      KESIMPULAN

     Telkom merumuskan tanggung jawab sosial Perusahaan terkait aspek HAM dan praktik operasi yang berkeadilan. Perumusan tersebut mempertimbangkan dampak dan isu sosial, ekonomi, dan lingkungan. Due diligence terhadap tanggung jawab sosial Perusahaan tentang HAM dan operasi yang adil pada rantai nilai TelkomGroup tidak dilakukan secara khusus, namun terintegrasi di dalam berbagai kegiatan dan prosedur operasinya.

     Di antaranya yaitu penerapan proses pengadaan berbasiskan digitalisasi untuk mencegah insiden korupsi. Kemudian, implementasi lainnya yaitu proses evaluasi pada berbagai teknologi yang digunakan TelkomGroup untuk memastikan tidak adanya pelanggaran HAKI. TelkomGroup juga memiliki prosedur yang mendorong mitra kerja memiliki praktik ketenagakerjaan yang baik.

     Selanjutnya, dalam mengenali dan merumuskan tanggung jawab sosial dan Pemangku Kepentingan penting Perusahaan tentang operasi yang adil, pendekatan yang dilakukan Telkom yaitu mengidentifikasi dampak penting langsung atau tidak langsung aktivitas dan keputusan Perusahaan. Di antaranya identifikasi terkait insiden korupsi, pelanggaran HAM, pelanggaran HAKI, dan tindakan monopoli. Telkom juga secara rutin melakukan review terhadap seluruh regulasi terkait isu-isu operasi yang adil.

 

DAFTAR PUSTAKA

 

Manajemen Proyek PT Telkom Indonesia Tbk. (t.thn.). Dipetik Oktober 2021, dari repository.telkomuniversity.ac.id: https://repository.telkomuniversity.ac.id/pustaka/files/146201/bab1/perancangan-quality-metric-untuk-control-quality-menggunakan-metode-internal-control-pada-proyek-revitalisasi-fiber-termination-management-ftm-pt-telkom-indonesia.pdf

Gie. (2020, Februari 24). Manajemen Proyek : Pengertian, Tujuan, Sasaran, Ruang Lingkup, dan Contohnya. Dipetik Oktober 2021, dari accurate.id: https://accurate.id/marketing-manajemen/pengertian-manajemen-proyek/

Edisi Proyek, Manajemen Proyek dan 6 Prinsipnya. (2021, Agustus 3). Dipetik Oktober 2021, dari tomps.id: https://tomps.id/definisi-proyek-manajemen-proyek-dan-6-prinsipnya/

Septiyono, M. (t.thn.). Analisa Manajemen Proyek TI PT Telekomunikasi Indonesia. Dipetik Oktober 2021, dari www.academia.edu: https://www.academia.edu/32595334/Analisa_Manajemen_Proyek_TI_PT_Telekomunikasi_Indonesia.docx

Yananda, R. (2020, Maret). Apa yang dimaksud Manajemen Komunikasi Proyek? Dipetik Oktober 2021, dari www.dictio.id: https://www.dictio.id/t/apa-yang-dimaksud-manajemen-komunikasi-proyek/123857

Baskoro, F. (2019). MPPL-2019-Manajemen Komunikasi. Dipetik Oktober 2021, dari fajarbaskoro.blogspot.com: http://fajarbaskoro.blogspot.com/2019/10/mppl-2019-manajemen-komunikasi.html

Nadirin, A. T. (t.thn.). Makalah Perencanaan Sumber Daya Manusia. Dipetik Oktober 2021, dari www.academia.edu: https://www.academia.edu/29506551/Makalah_Perencanaan_Sumber_Daya_Manusia

Putra, Y. M., (2021). Manajemen Komunikasi & Manajemen Resiko pada Manajemen Proyek. Modul Kuliah Manajemen Proses Bisnis. Jakarta : FEB-Universitas Mercu Buana.

Haryono, A., & Rimawan, E. Improvement of Business Process Modeling in Small and Medium Industries (Smis) to Sustain in Global Economic Competition. Operations Excellence, 9(1), 34-43.

Nugroho, A., & Kusumah, L.H. (2021). Analisis Pelaksanaan Quality Control untuk Mengurangi Defect Produk di Perusahaan Pengolahan Daging Sapi Wagyu dengan Pendekatan Six Sigma. Jurnal Manajemen Teknologi 20 (1), 56-78.

Nusraningrum, D., Jaswati, J., & Thamrin, H. (2020). The Quality of IT Project Management: The Business Process and The Go Project Lean Aplication. Manajemen Bisnis, 10(1), 10-23.

Saryanto, S., Purba, H., & Trimarjoko, A. (2020). Improve quality remanufacturing welding and machining process in Indonesia using six sigma methods. J. Eur. SystèMes Autom, 53, 377-384

Vidianto, A. S., & Haji, W. H. (2020). Sistem Informasi Manajemen Proyek Berbasis Kanban (Studi Kasus: PT. XYZ). Jurnal Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer (JTIIK), 7(2).