IMPLEMENTASI MODEL DIAGRAM BUSINESS PROCESS MODELLING NATATION (BPMN) PADA PT TELEKOMUNIKASI INDONESIA TBK

IMPLEMENTASI MODEL DIAGRAM BUSINESS PROCESS MODELLING NATATION (BPMN) PADA

PT TELEKOMUNIKASI INDONESIA TBK

Artika Priananda, Ichsan Nur Rahmanto, Nuraenie Oktavianthie, Pradita Dyah Ayu P, Riski Serina Safitri

Manajemen Proses Bisnis, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Mercu Buana

Jl. Meruya Selatan No.31, Kota Jakarta Barat 11610, telp. (021) 5840816

 

 

Abstrak

 

PT Telkom Indonesia dapat dikatakan sudah memiliki sistem yang termasuk dalam best practices KM, salah satunya adalah menjadi pionir dalam menciptakan corporate university yang merupakan bukti otentik bahwa PT Telkom Indonesia benar-benar mengapresiasi KM sebagai bagian yang sangat penting bagi perusahaan.

 

BPMN (Business Process Modelling Notation) atau diagram BPMN adalah sebuah standar untuk memodelkan proses bisnis yang menyediakan notasi grafis dalam menjelaskan sebuah proses bisnis. BPMN menggambarkan suatu bisnis proses diagram yang didasarkan kepada teknik diagram alur, dirangkai untuk membuat model-model grafis dari operasi-operasi bisnis dimana terdapat aktivitas-aktivitas dan kontrol-kontrol alur yang mendefinisikan urutan kerja.              

 

Kata Kunci: Business Process Modelling Notation, Proses Bisnis

1.      PENDAHULUAN

        BPMN (Business Process Modelling Natation) atau diagram BPMN adalah sebuah standar untuk memodelkan proses bisnis yang menyediakan notasi grafis dalam menjelaskan sebuah proses bisnis. BPMN menggambarkan suatu bisnis proses diagram yang didasarkan kepada teknik diagram alur, dirangkai untuk membuat model-model grafis dari operasi-operasi bisnis dimana terdapat aktivitas-aktivitas dan kontrol-kontrol alur yang mendefinisikan urutan kerja.              

     Salah satu tujuan dari menggunakan BPMN adalah untuk menyediakan notasi yang mudah untuk digunakan dan dipahami oleh semua individu yang ikut terlibat dalam bisnis. Sehingga semua yang terlibat dari berbagai tingkatan manajemen yang harus dapat membaca dan memahami proses diagram dengan cepat sehingga diharapkan juga dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan. Pemodelan proses bisnis BPMN biasa dilakukan pada pelayanan akademik perguruan tinggi, pelayanan pemerintah  dan perusahaan. 

     PT Telkom Indonesia bahkan bisa dikatakan sudah memiliki sistem yang termasuk dalam best practices KM, salah satunya adalah menjadi pionir dalam menciptakan corporate university yang merupakan bukti otentik bahwa PT Telkom Indonesia benar-benar mengapresiasi KM sebagai bagian yang sangat penting bagi perusahaan. Bahkan komitmen Telkom terhadap pentingnya penyebaran, penyimpanan, dan aplikasi pengetahuan bagi kemajuan bisnis perusahaan dibuktikan dengan pindahnya knowledge management dari Kantor Pusat di bawah Direktorat Human Capital and General Affairs - yang saat ini difokuskan pada manajemen SDM Perusahaan serta penyelenggaraan operasional SDM secara terpusat melalui unit Human Capital Center, serta pengendalian Assessment Center Indonesia serta Community Development Center - ke corporate university.

 

2.      LITERATUR TEORI

2.1  Diagram BPMN

      BPMN (Business Process Modelling Natation) atau diagram BPMN adalah sebuah standar untuk memodelkan proses bisnis yang menyediakan notasi grafis dalam menjelaskan sebuah proses bisnis. BPMN menggambarkan suatu bisnis proses diagram yang didasarkan kepada teknik diagram alur, dirangkai untuk membuat model-model grafis dari operasi-operasi bisnis dimana terdapat aktivitas-aktivitas dan kontrol-kontrol alur yang mendefinisikan urutan kerja.     Salah satu tujuan dari menggunakan BPMN adalah untuk menyediakan notasi yang mudah untuk digunakan dan dipahami oleh semua individu yang ikut terlibat dalam bisnis. Sehingga semua yang terlibat dari berbagai tingkatan manajemen yang harus dapat membaca dan memahami proses diagram dengan cepat sehingga diharapkan juga dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan. Pemodelan proses bisnis BPMN biasa dilakukan pada pelayanan akademik perguruan tinggi, pelayanan pemerintah  dan perusahaan. 

      Sedangkan tujuan lainnya dari diagram BPMN adalah menyediakan suatu notasi yang mudah dipahami oleh semua masyarakat terutama pegiat software . Dari analis bisnis yang  ada kemudian menciptakan draft permulaan dari proses - proses sampai dengan pengembangan teknis meliputi alur dan pekerjaan dalam bentuk  model atau notasi . BPMN juga menciptakan suatu jembatan terstandarisasi untuk gap antara desain proses bisnis dan implementasi proses.         BPMN (Business Process Modeling Notation), juga merupakan suatu metodologi baru yang dikembangkan oleh Business Process Modeling Initiative sebagai suatu standard baru pada pemodelan proses bisnis, dan juga sebagai alat desain pada sistem yang kompleks seperti sistem e- Business yang berbasis pesan (message-based). Notasi BPMN yang baru juga dirancang untuk sifat sistem berbasis layanan web. BPMN dapat memodelkan pesan kompleks yang dilewatkan diantara pelaku bisnis atau bagian dari pelaku bisnis, kejadian yang menyebabkan pesan dilewatkan, dan aturan bisnis yang membatasi kejadian tersebut. BPMN memungkinkan proses bisnis dipetakan ke bahasa eksekusi bisnis berbasis XML seperti BPEL4WS (Business Process Execution Language for Web Service) dan BPML (Business Process Modeling Language). Informasi pada bahasa eksekusi bisnis ini dapat divisualisasikan dengan notasi umum.

 

Beberapa hal yang menyebabkan begitu pentingnya perusahaan meggunakan diagram BPMN aadalah: 

·         BPMN adalah standar proses pemodelan diterima secara internasional.

·         BPMN adalah suatu metodologi pemodelan proses.

·         BPMN menciptakan jembatan standar yang mengurangi kesenjangan antara       proses bisnis dan pelaksanaannya. 

·         BPMN memungkinkan  untuk desain proses bisnis dan implementasinya bersatu         dan berstandar  sehingga setiap orang dalam organisasi dapat saling memahami. 

      Kehadiran BPMN di lingkungan organisasi dipandang sebagai salah satu terobosan yang cukup signifikan untuk melakukan perubahan paradigma dalam memandang pengelolaan sistem informasi. BPMN menawarkan cara yang mudah untuk mewujudkan sistem informasi dengan fitur eksekusinya. Mewujudkan sistem informasi yang sederhana, transparan, dan auditable sekarang dapat dilakukan secara lebih mudah, karena hanya dengan fokus di level proses bisnis. Keruwetan implementasi sistem informsi dalam aspek teknis seperti pemrograman dapat diminimalkan atau bahkan dihindari. Artinya, impian untuk membuat sistem informasi tanpa pemrograman pun akhirnya bisa terwujud. 

      Model proses bisnis dengan diagram BPMN saat ini sudah menjadi standar de facto pemodelan business process yang diakui secara internasional dan sampai saat ini sudah dianut oleh perusahaan besar skala dunia seperti IBM, Oracle, SAP AG, BizAgi, Axway, Software AG, dan lain sebagainya. BPMN sudah menyebar hampir di semua bidang, baik yang terkait dengan aspek IT maupun manajemen. BPMN telah masuk ke sektor bisnis manufaktur, pendidikan, adminstrasi pemerintahan, rumah sakit, penerbangan, telekomunikasi, pedagangan, perkebunan, oil and gas, dan sektor bisnis lainnya.  Sudah saatnya BPMN menjadi bahan literatur untuk membangun business process di tanah air. 

 

2.2  Notasi Diagram BPMN

Dalam notasi diagram BPMN atau dasar kategori elemen diagram BPMN, variasi tambahan dan informasi dapat ditambahkan untuk  mendukung kebutuhan untuk kompleksitas tanpa mengubah tampilan dasar diagram BPMN.

Lima (5) kategori dasar elemen atau notasi diagram BPMN adalah:

1. Flow Objects

2. Data

3. Connecting Objects

4. Swimlanes

5. Artifacts

Flow Object adalah elemen grafis utama untuk menentukan perilaku dalam Proses  Bisnis. Ada tiga (3) Flow Object:

Ø  Events

Ø  Activities

Ø  Gateways

Data direpresentasikan dengan empat (4) elemen :

v  Data Objects

v  Data Inputs

v  Data Outputs

v  Data Stores

Connecting Objects, ada empat (4) cara menghubungkan Obyek Arus informasi satu sama lain atau lainnya. Ada empat (4) Connecting Objects:

1. Sequence Flows

2. Message Flows

3. Associations

4. Data Associations

Swimlines, ada dua (2) cara pengelompokan unsur- unsur pemodelan utama melalui "Swimlanes:"

o   Pools

o   Lanes

Artifacts, digunakan untuk memberikan informasi tambahan tentang Proses. Ada dua  (2) Artefak standar, tapi pemodel atau alat pemodelan bebas untuk menambahkan  sebanyak Artefak yang diperlukan.

a.       Group

b.      Text Annotation

Figure 1 Notasi Dasar BPMN

 

2.3  Penjelasan Notasi Dasar BPMN

Event:

Event adalah sesuatu yang "terjadi" selama jalannya Proses atau Koreografi. Mempengaruhi aliran dari model dan bisanya memiliki penyebab (pemicu) atau dampak  (hasil) Event digambarkan dalam lingkaran terbuka untuk membedakan fungsinya. Ada tiga jenis event, berdasarkan pengaruh aliran proses: Awal, Menengah, dan Akhir.

Activity

Aktivitas adalah sebuah istilah umum untuk suatu kegiatan yang memperlihatkan perusahaan melakukan proses. Jenis kegiatan yang merupakan bagian dari proses sebuah model digambarkan bulat persegi panjang.

 

Gateway

Gateway digunakan untuk mengontrol perbedaan dan konvergensi dari urutan arus dalam proses. Dengan demikian, akan menentukan percabangan, forking,  penggabungan,dan bergabung dengan jalur

Sequence Flow

Sebuah Arus Urutan digunakan untuk menunjukkan urutan kegiatan yang akan  dilakukan dalam proses

Message Flow

Digunakan untuk menunjukan aliran Pesan antara dua pelaku yang telah dipersiapkan untuk mengirim dan menerima mereka. Dalam BPMN, dua Pools terpisah dalam Diagram Kolaborasi akan mewakili dua peserta (misal: partner entitas atau partner roles)

Association

Digunakan untuk menghubungkan informasi dan Artefak dengan elemen BPMN grafis.  Teks penjelasan dan Artefak lain dapat terkait dengan grafis elemen. Semua mata panah pada Asosiasi menunjukkan arah aliran (misalnya:data)

Pool

Adalah representasi grafis dari pelaku/peserta kolaborasi. Hal ini juga bertindak sebagai "swimlane" dan wadah grafis untuk partisi satu set kegiatan dadi Pools lain, biasanya dalam konteks situasi B2B. Pool A mungkin memiliki internal yang rinci, dalam bentuk proses yang akan dieksekusi.

Lane.

Lane adalah partisi sub-dalam Proses, terkadang dalam Pool, akan memperpanjang seluruh proses baik secara vertikal ataupun horisontal. Jalur yang digunakan untuk mengatur dan mengkategorikan kegiatan.

Data Object

Data Object memberikan informasi tentang kegiatan apa yang perlu diadakandan atau  apa yang mereka hasilkan. Daata Object dapat mewaakili benda tunggal atau koleksi

Contoh penerapan notasi BPMN pada system berbasis layanan web adalah seperti pada gambar 1. Salah satu kelebihan diagram BPMN adalah kemampuan memodelkan aliran pesan. Diagram bisnis proses tradisional mampu memodelkan aliran proses secara sekuensial, dari kejadian awal sampai hasil akhir. Dalam lingkungan e-commerce, tentunya, orang mengirim pesan kepada yang lain sebagai bagian dari aliran proses. Pesan ini menuntun pada penggambaran dan pemahaman proses business to business dan business to customer.

Gambar 1. Notasi pada system berbasis layanan web

Pada diagram BPMN dapat digambarkan aliran pesan melalui Message Flow Line, contoh aliran pesan dapat dilihat  pada gambar 2. Pools dan lanes (kolam dan garis batas lintasan pada kolam renang) digunakan untuk menggambarkan secara grafis pemisahan aliran proses berdasarkan organisasi atau departemen yang melakukannya. Umumnya organisasi diwakili dengan sebuah pool, dan departemen pada organisasi tersebut diwakili dengan lanes.

Gambar 2  Aliran pesan melalui message flow line

Sebuah pool dapat mewakili hal lain selain organisasi, misalnya sebuah fungsi, aplikasi, lokasi, class atau sebuah entitas tertnetu itu sangat tergantung dengan jenis bisnis dari organisasi yang ditekuninya, sehingga bersifat fleksibel dan tidak harus mewakli organisasi. Demikian juga dengan lanes juga bisa mewakili selain departemen.

Contoh pool dan lanes digambarkan pada gambar 3. Di bawah ini

Gambar 3.  Pool dan lanes.

Kita dapat mendetilkan aliran proses di dalam sebuah pool dengan memilih merepresentasikannya sebagai ‘black-box’ tanpa menampilkan detil. Jika kita menunjukkan detil yang berada di dalam pool, maka disebut ‘white-box’ yang artinya terbuka untuk diinspeksi. Jika detail aliran proses di dalam pool (dan memiliki black-box pool) belum dapat dimodelkan, maka masih dapat dilakukan pemodelan bagaimana pool berinterrelasi dengan dunia luar dengan menggambarkan aliran pesan dari dan ke batas pool tersebut seperti pada gambar 4. Di bawah ini,

Gambar 4. Interrelasi pool.

 

2.4  Alur Diagram BPMN

        Untuk menerapkan BPMN maka perlu dilakukan langkah-langkah sebagai berikut: 

1.      Menetapkan sudut pandang kajian masalah (point of view). Sudut pandang ini penting untuk membatasi ruang lingkup masalah dan menggambarkan proses bisnis pada ruang lingkup tersebut. Hal ini karena sebuah proses bisnis seringkali sangat rumit dan melibatkan banyak pihak, sehingga ketika dimodelkan, harus ditentukan dari sudut pandang pihak mana model tersebut dibangun.

2.      Mendefinisikan Critical Success Factor (CSF) sebagai ukuran keberhasilan yang ingin dicapai oleh proses bisnis tersebut.

3.      Membuat abtraksi umum dan melakukan dekomposisi atas proses sehingga dapat dibuat model yang komprehensif pada setiap lapisan proses.  

4.      Menggambarkan modelnya menggunakan  BPMN. 

 

 

3.      PEMBAHASAN

A.    Rancangan Umum Sistem

      Berdasarkan identifikasi masalah yang sudah dijabarkan diatas, maka membutuhkan sarana yang dapat memberi informasi persediaan access point, access point terpasang, access point rusak, dan perkembangan status access point. Sistem informasi persediaan access point pada Telkom Regional V akan dibangun berbasis web. Dengan berbasis web sistem akan memiliki ketersediaan selama 24 jam, hal ini akan membantu dalam proses pengelolaan persediaan access point. Proses bisnis usulan sistem tergambar pada BPMN.

Figure 2 Rancangan Umum Sistem Persediaan Access Point

      Bagaimana sistem persediaan access point berjalan. Pada sistem ini memiliki 4 pengguna berdasarkan fungsinya, yaitu Admin ROC, Admin witel, Manager Witel dan Manager ROC Regional V. Pada tahap awal adalah tahap persiapan sistem, masing-masing admin melakukan input data master yang diperlukan untuk berjalannya system. Data yang diinputkan meliputi data karyawan, data pengguna, dan data witel. Langkah selanjutnya adalah dilakukan pemantauan terhadap access point yang telah terpasang apabila admin witel mendapat laporan access point rusak maka akan langsung dilakukan penggantian terhadap access point tersebut.

      Pemesanan access point melalui form yang telah disediakan kemudian witel mengirimkan access point rusak sejumlah dengan access point yang hendak dipesan. Tahap selanjutnya adalah pemenuhan permintaan witel oleh Telkom Regional V. Alur serupa berlaku juga untuk Telkom Regional V apabila terjadi kekurangan persediaan. Hanya saja untuk Telkom Regional V memesan kepada Telkom Jakarta.

B.     System Flow Diagram

      System flow adalah penggambaran alir kerja sebuah dalam sebuah sistem yang menunjukan proses kerja dalam sistem. System flow menggambarkan urutan- urutan dari prosedur dalam sebuah sistem. Berikut merupakan System Flow dari aplikasi ini. Terdapat sembilan System flow yang digambarkan pada sistem ini, yaitu Cek hak akses, mengelola data master, mencatat access point rusak, penggantian access point rusak, menghitung ROP access point, order access point, 37 persetujuan access point, konfirmasi order access point, dan mencetak laporan access point. Dari sembilan sysflow dapat membentuk sebuah kesatuan sistem yang dikembangkan secara terstruktur.

Cek Hak Akses

      Fungsi ini menjelaskan user yang sudah terdaftar melakukan login terhadap aplikasi. Hanya user yang sudah terdaftar saja yang bisa mengakses sistem. Masing-masing pengguna menginputkan Id dan password kemudian sistem akan melakukan verifikasi data yang diinputkan dengan yang tersimpan pada database. Denggan fungsi cek hak akses diharapkan agar sistem dapat memilah pengguna berdasaran pekerjaannya masing-masing Untuk fungsi cek hak akses terbagi menjadi 4 fungsi berdasarkan pengguna yang melakukan pengecekan hak akses.

1.      Admin Gudang Witel

Fungsi ini menjelaskan user admin gudang witel yang sudah terdaftar melakukan login terhadap aplikasi. Pengguna menginput id dan password kemudian sistem akan melakukan verifikasi data apabila data sesuai maka sistem akan meneruskan ke halaman utama admin gudang witel.

2.      Manajer Witel

Fungsi ini menjelaskan user manajer witel yang sudah terdaftar melakukan login terhadap aplikasi. Pengguna menginput id dan password kemudian sistem.

3.      Admin gudang ROC

Fungsi ini menjelaskan user admin gudang ROC yang sudah terdaftar melakukan login terhadap aplikasi. Pengguna menginput id dan password kemudian sistem akan melakukan verifikasi data apabila data sesuai maka sistem akan meneruskan ke halaman utama admin gudang ROC.

4.      KESIMPULAN

     BPMN (Business Process Modelling Natation) atau diagram BPMN adalah sebuah standar untuk memodelkan proses bisnis yang menyediakan notasi grafis dalam menjelaskan sebuah proses bisnis. Salah satu tujuan dari menggunakan BPMN adalah untuk menyediakan notasi yang mudah untuk digunakan dan dipahami oleh semua individu yang ikut terlibat dalam bisnis. Sehingga semua yang terlibat dari berbagai tingkatan manajemen yang harus dapat membaca dan memahami proses diagram dengan cepat sehingga diharapkan juga dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan. Pemodelan proses bisnis BPMN biasa dilakukan pada pelayanan akademik perguruan tinggi, pelayanan pemerintah  dan perusahaan. 

Untuk menerapkan BPMN maka perlu dilakukan langkah-langkah sebagai berikut: 

1.      Menetapkan sudut pandang kajian masalah (point of view). Sudut pandang ini penting untuk membatasi ruang lingkup masalah dan menggambarkan proses bisnis pada ruang lingkup tersebut. Hal ini karena sebuah proses bisnis seringkali sangat rumit dan melibatkan banyak pihak, sehingga ketika dimodelkan, harus ditentukan dari sudut pandang pihak mana model tersebut dibangun.

2.      Mendefinisikan Critical Success Factor (CSF) sebagai ukuran keberhasilan yang ingin dicapai oleh proses bisnis tersebut.

3.      Membuat abtraksi umum dan melakukan dekomposisi atas proses sehingga dapat dibuat model yang komprehensif pada setiap lapisan proses.  

4.      Menggambarkan modelnya menggunakan  BPMN. 

 

 

DAFTAR PUSTAKA

 

 

Danny, L. (2017, April 28). Pemodelan Proses Bisnis Dengan BPMN. Dipetik November 2021, dari ccg.co.id: http://ccg.co.id/blog/2017/04/28/pemodelan-proses-bisnis-dengan-bpmn/

Institut Bisnis & Informatika Stikom Surabaya. (t.thn.). Analisis dan Perancangan Sistem. Dipetik November 2021, dari repository.dinamika.ac.id: https://repository.dinamika.ac.id/id/eprint/2239/5/BAB_III.pdf

Putra, Y. M., (2021). Membuat Model Diagram Business Process Modelling Natation (BPMN). Modul Kuliah Manajemen Proses Bisnis. Jakarta : FEB-Universitas Mercu Buana.

Haryono, A., & Rimawan, E. Improvement of Business Process Modeling in Small and Medium Industries (Smis) to Sustain in Global Economic Competition. Operations Excellence, 9(1), 34-43.

Nugroho, A., & Kusumah, L.H. (2021). Analisis Pelaksanaan Quality Control untuk Mengurangi Defect Produk di Perusahaan Pengolahan Daging Sapi Wagyu dengan Pendekatan Six Sigma. Jurnal Manajemen Teknologi 20 (1), 56-78.

Nusraningrum, D., Jaswati, J., & Thamrin, H. (2020). The Quality of IT Project Management: The Business Process and The Go Project Lean Aplication. Manajemen Bisnis, 10(1), 10-23.

Saryanto, S., Purba, H., & Trimarjoko, A. (2020). Improve quality remanufacturing welding and machining process in Indonesia using six sigma methods. J. Eur. SystèMes Autom, 53, 377-384

Vidianto, A. S., & Haji, W. H. (2020). Sistem Informasi Manajemen Proyek Berbasis Kanban (Studi Kasus: PT. XYZ). Jurnal Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer (JTIIK), 7(2).