ANALISA PROSES BISNIS DENGAN BUSINESS PROCESS MODELLING NOTATION (BPMN) PADA

PT TELEKOMUNIKASI INDONESIA TBK

Artika Priananda, Ichsan Nur Rahmanto, Nuraenie Oktavianthie, Pradita Dyah Ayu P, Riski Serina Safitri

Manajemen Proses Bisnis, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Mercu Buana

Jl. Meruya Selatan No.31, Kota Jakarta Barat 11610, telp. (021) 5840816

 

 

Abstrak

PT Telkom Indonesia dapat dikatakan sudah memiliki sistem yang termasuk dalam best practices KM, salah satunya adalah menjadi pionir dalam menciptakan corporate university yang merupakan bukti otentik bahwa PT Telkom Indonesia benar-benar mengapresiasi KM sebagai bagian yang sangat penting bagi perusahaan.

BPMN (Business Process Modelling Notation) atau diagram BPMN adalah sebuah standar untuk memodelkan proses bisnis yang menyediakan notasi grafis dalam menjelaskan sebuah proses bisnis. BPMN menggambarkan suatu bisnis proses diagram yang didasarkan kepada teknik diagram alur, dirangkai untuk membuat model-model grafis dari operasi-operasi bisnis dimana terdapat aktivitas-aktivitas dan kontrol-kontrol alur yang mendefinisikan urutan kerja.

Kata Kunci:  Business Process Modelling Notation, Analisa Proses Bisnis

1.      PENDAHULUAN

     BPMN (Business Process Modelling Natation) atau diagram BPMN adalah sebuah standar untuk memodelkan proses bisnis yang menyediakan notasi grafis dalam menjelaskan sebuah proses bisnis. BPMN menggambarkan suatu bisnis proses diagram yang didasarkan kepada teknik diagram alur, dirangkai untuk membuat model-model grafis dari operasi-operasi bisnis dimana terdapat aktivitas- aktivitas dan kontrol-kontrol alur yang mendefinisikan urutan kerja.

     Salah satu tujuan dari menggunakan BPMN adalah untuk menyediakan notasi yang mudah untuk digunakan dan dipahami oleh semua individu yang ikut terlibat dalam bisnis. Sehingga semua yang terlibat dari berbagai tingkatan manajemen yang harus dapat membaca dan memahami proses diagram dengan cepat sehingga diharapkan juga dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan. Pemodelan proses bisnis BPMN biasa dilakukan pada pelayanan akademik perguruan tinggi, pelayanan pemerintah dan perusahaan.

     PT Telkom Indonesia bahkan bisa dikatakan sudah memiliki sistem yang termasuk dalam best practices KM, salah satunya adalah menjadi pionir dalam menciptakan corporate university yang merupakan bukti otentik bahwa PT Telkom Indonesia benar-benar mengapresiasi KM sebagai bagian yang sangat penting bagi perusahaan. Bahkan komitmen Telkom terhadap pentingnya penyebaran, penyimpanan, dan aplikasi pengetahuan bagi kemajuan bisnis perusahaan dibuktikan dengan pindahnya knowledge management dari Kantor Pusat di bawah Direktorat Human Capital and General Affairs - yang saat ini difokuskan pada manajemen SDM Perusahaan serta penyelenggaraan operasional SDM secara terpusat melalui unit Human Capital Center, serta pengendalian Assessment Center Indonesia serta Community Development Center - ke corporate university.

 

2.      LITERATUR TEORI

2.1  Tujuan BPMN

      Tujuan utama BPMN adalah menyediakan notasi yang mudah dipahami oleh semua pengguna bisnis, mulai dari bisnis analis yang membuat draf awal proses, hingga pengembang teknis yang bertanggung jawab untuk mengimplementasikan teknologi yang akan melakukan proses tersebut, dan akhirnya, kepada pelaku bisnis yang akan mengelola dan memantau proses bisnisnya. Dengan demikian, BPMN menciptakan jembatan standar untuk kesenjangan antara desain proses bisnis dan proses penerapan. 

      Tujuan lain, tetapi tidak kalah pentingnya, adalah untuk memastikan bahwa bahasa XML dirancang untuk eksekusi proses bisnis, seperti WSBPEL (Web Services Business Process Execution Language), dapat divisualisasikan dengan notasi orientasi bisnis. 

      Spesifikasi ini mewakili penggabungan praktik terbaik dalam komunitas pemodelan bisnis untuk mendefinisikan notasi dan semantik diagram Kolaborasi, diagram Proses, dan diagram Koreografi. Maksud dari BPMN adalah untuk membakukan model proses bisnis dan notasi dalam menghadapi banyak notasi pemodelan yang berbeda dan sudut pandang. Dengan demikian, BPMN akan menyediakan sarana sederhana untuk mengkomunikasikan informasi proses ke bisnis lain pengguna, pelaksana proses, pelanggan, dan pemasok. 

      Object Management Group (OMG) telah mengembangkan standar Proses Bisnis Model dan Notasi (BPMN). Keanggotaan OMG telah melahirkan keahlian dan pengalaman dengan banyak notasi yang ada dan telah berusaha untuk menggabungkan ide-ide terbaik dari notasi yang berbeda ini menjadi notasi standar tunggal. Contoh notasi lain atau metodologi yang direview adalah UML Activity Diagram, UML EDOC Business Process, IDEF, ebXML BPSS, Diagram Alur Aktivitas-Keputusan (ADF), RosettaNet, LOVeM, dan Rantai Proses-Aktivitas (EPC).     

2.2  Struktur Inti BPMN

        Penataan teknis BPMN didasarkan pada konsep lapisan ekstensibilitas di atas rangkaian dasar sederhana elemen yang diidentifikasi sebagai Elemen Inti dari spesifikasi. Dari rangkaian konstruksi inti ini, layering digunakan untuk menggambarkan elemen tambahan dari spesifikasi yang memperluas dan menambahkan konstruksi baru ke spesifikasi dan bergantung pada kejelasan jalur ketergantungan untuk resolusi. Model Skema XML cocok untuk model penataan dengan mekanisme impor dan resolusi formal yang menghilangkan ambiguitas dalam definisi elemen di lapisan luar Spesifikasi.

Gambar 1 - Representasi dari Struktur Inti dan Lapisan BPMN

        Gambar 1 menunjukkan prinsip-prinsip dasar layering yang dapat disusun dengan cara yang terdefinisi dengan baik. Pendekatannya menggunakan konstruksi formalisasi untuk ekstensibilitas yang diterapkan secara konsisten pada definisi.  

        Efek tambahan dari pelapisan adalah bahwa lapisan kompatibilitas dapat dibangun, memungkinkan tingkat kepatuhan yang berbeda di antara vendor, dan juga memungkinkan vendor untuk menambahkan lapisan mereka sendiri untuk mendukung industri atau target vertikal yang berbeda penonton. Selain itu, menyediakan mekanisme untuk redefinisi konsep yang sudah ada sebelumnya tanpa mempengaruhi kompatibilitas mundur, tetapi mendefinisikan dua atau lebih lapisan yang tidak dapat dikomposisi, tingkat kepatuhan dengan spesifikasi dan kompatibilitas mundur dapat dicapai tanpa mengurangi kejelasan.  Spesifikasi BPMN memiliki struktur melalui lapisan, di mana setiap lapisan dibangun di atas dan meluas lapisan bawah. Termasuk diantaranya Inti atau kernel yang mencakup elemen paling mendasar dari BPMN , yang DIBUTUHKAN untuk membangun BPMN diagram: Proses, Koreografi, dan Kolaborasi. Struktur inti ini dimaksudkan untuk menjadi sederhana, ringkas, dan dapat diperpanjang dengan perilaku yang terdefinisi dengan baik.   

 

Bagian Inti berisi tiga sub-paket (lihat Gambar 2 ): 

1.      Pondasi: Konstruksi dasar yang diperlukan untuk pemodelan BPMN .

2.      Layanan: Konstruksi dasar yang diperlukan untuk memodelkan layanan dan antarmuka. 

3.      Umum: Kelas-kelas yang umum untuk lapisan Proses , Koreografi , dan Kolaborasi 

 

2.3  Elemen Dasar

      Elemen dasar adalah kelas super abstrak untuk sebagian besar elemen BPMN. Ini menyediakan id atribut dan dokumentasi, dimana elemen lain akan mewarisi. Tabel menyajikan atribut dan asosiasi model untuk Elemen Dasar.   

 

Figure 1 Atribut Elemen Dasar dan Asosiasi Mode

2.4  Dokumentasi

        Semua elemen BPMN yang mewarisi dari BaseElement akan memiliki kemampuan, melalui Dokumentasi elemen, untuk memiliki satu (1) atau lebih deskripsi teks dari elemen tersebut.  Elemen Dokumentasi mewarisi atribut dan asosiasi model Elemen Dasar. Tabel menyajikan atribut tambahan dari elemen Dokumentasi.

 

Figure 2 Atribut Dokumentasi

Dalam skema BPMN, Documentation complexType tidak berisi atribut atau elemen teks. Sebagai gantinya, teks dokumentasi diharapkan muncul di badan elemen dokumentasi. Sebagai contoh:

<documentation>An example of how the documentation text is entered</documentation>

 

2.5  Ekstensibilitas

     BPMN metamodel bertujuan untuk menjadi extensible. Ini memungkinkan pengadopsi BPMN untuk memperluas metamodel yang ditentukan dalam suatu cara yang memungkinkan mereka untuk tetap mematuhi BPMN.  Cara ini menyediakan satu set elemen ekstensi, yang memungkinkan pengadopsi BPMN untuk melampirkan atribut dan elemen tambahan ke standar dan unsur BPMN yang ada .  Pendekatan ini menghasilkan model yang lebih dapat dipertukarkan, karena elemen standar masih utuh dan masih dapat dipahami oleh pengadopsi BPMN lainnya . Hanya atribut dan elemen tambahan yang MUNGKIN hilang selama pertukaran. 

 

 

3.      PEMBAHASAN

A.    Rancangan Umum Sistem

      Berdasarkan identifikasi masalah yang sudah dijabarkan diatas, maka membutuhkan sarana yang dapat memberi informasi persediaan access point, access point terpasang, access point rusak, dan perkembangan status access point. Sistem informasi persediaan access point pada Telkom Regional V akan dibangun berbasis web. Dengan berbasis web sistem akan memiliki ketersediaan selama 24 jam, hal ini akan membantu dalam proses pengelolaan persediaan access point. Proses bisnis usulan sistem tergambar pada BPMN.

Figure 3 Rancangan Umum Sistem Persediaan Access Point

      Bagaimana sistem persediaan access point berjalan. Pada sistem ini memiliki 4 pengguna berdasarkan fungsinya, yaitu Admin ROC, Admin witel, Manager Witel dan Manager ROC Regional V. Pada tahap awal adalah tahap persiapan sistem, masing-masing admin melakukan input data master yang diperlukan untuk berjalannya system. Data yang diinputkan meliputi data karyawan, data pengguna, dan data witel. Langkah selanjutnya adalah dilakukan pemantauan terhadap access point yang telah terpasang apabila admin witel mendapat laporan access point rusak maka akan langsung dilakukan penggantian terhadap access point tersebut.

      Pemesanan access point melalui form yang telah disediakan kemudian witel mengirimkan access point rusak sejumlah dengan access point yang hendak dipesan. Tahap selanjutnya adalah pemenuhan permintaan witel oleh Telkom Regional V. Alur serupa berlaku juga untuk Telkom Regional V apabila terjadi kekurangan persediaan. Hanya saja untuk Telkom Regional V memesan kepada Telkom Jakarta.

B.     System Flow Diagram

      System flow adalah penggambaran alir kerja sebuah dalam sebuah sistem yang menunjukan proses kerja dalam sistem. System flow menggambarkan urutan- urutan dari prosedur dalam sebuah sistem. Berikut merupakan System Flow dari aplikasi ini. Terdapat sembilan System flow yang digambarkan pada sistem ini, yaitu Cek hak akses, mengelola data master, mencatat access point rusak, penggantian access point rusak, menghitung ROP access point, order access point, 37 persetujuan access point, konfirmasi order access point, dan mencetak laporan access point. Dari sembilan sysflow dapat membentuk sebuah kesatuan sistem yang dikembangkan secara terstruktur.

Cek Hak Akses

      Fungsi ini menjelaskan user yang sudah terdaftar melakukan login terhadap aplikasi. Hanya user yang sudah terdaftar saja yang bisa mengakses sistem. Masing-masing pengguna menginputkan Id dan password kemudian sistem akan melakukan verifikasi data yang diinputkan dengan yang tersimpan pada database. Denggan fungsi cek hak akses diharapkan agar sistem dapat memilah pengguna berdasaran pekerjaannya masing-masing Untuk fungsi cek hak akses terbagi menjadi 4 fungsi berdasarkan pengguna yang melakukan pengecekan hak akses.

1.      Admin Gudang Witel

Fungsi ini menjelaskan user admin gudang witel yang sudah terdaftar melakukan login terhadap aplikasi. Pengguna menginput id dan password kemudian sistem akan melakukan verifikasi data apabila data sesuai maka sistem akan meneruskan ke halaman utama admin gudang witel.

2.      Manajer Witel

Fungsi ini menjelaskan user manajer witel yang sudah terdaftar melakukan login terhadap aplikasi. Pengguna menginput id dan password kemudian sistem.

3.      Admin gudang ROC

Fungsi ini menjelaskan user admin gudang ROC yang sudah terdaftar melakukan login terhadap aplikasi. Pengguna menginput id dan password kemudian sistem akan melakukan verifikasi data apabila data sesuai maka sistem akan meneruskan ke halaman utama admin gudang ROC.

4.      KESIMPULAN

     BPMN (Business Process Modelling Natation) atau diagram BPMN adalah sebuah standar untuk memodelkan proses bisnis yang menyediakan notasi grafis dalam menjelaskan sebuah proses bisnis. Salah satu tujuan dari menggunakan BPMN adalah untuk menyediakan notasi yang mudah untuk digunakan dan dipahami oleh semua individu yang ikut terlibat dalam bisnis. Sehingga semua yang terlibat dari berbagai tingkatan manajemen yang harus dapat membaca dan memahami proses diagram dengan cepat sehingga diharapkan juga dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan. Pemodelan proses bisnis BPMN biasa dilakukan pada pelayanan akademik perguruan tinggi, pelayanan pemerintah dan perusahaan.

Untuk menerapkan BPMN maka perlu dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:

1.      Menetapkan sudut pandang kajian masalah (point of view). Sudut pandang ini penting untuk membatasi ruang lingkup masalah dan menggambarkan proses bisnis pada ruang lingkup tersebut. Hal ini karena sebuah proses bisnis seringkali sangat rumit dan melibatkan banyak pihak, sehingga ketika dimodelkan, harus ditentukan dari sudut pandang pihak mana model tersebut dibangun.

2.      Mendefinisikan Critical Success Factor (CSF) sebagai ukuran keberhasilan  yang ingin dicapai oleh proses bisnis tersebut.

3.      Membuat abtraksi umum dan melakukan dekomposisi atas proses sehingga dapat dibuat model yang komprehensif pada setiap lapisan proses.

4.      Menggambarkan modelnya menggunakan BPMN.

 

 

 

DAFTAR PUSTAKA

 

Nur, M. A. (2017, May 2). Apa yang dimaksud dengan Business Process Model and Notation (BPMN)? Dipetik November 2021, dari www.dictio.id: https://www.dictio.id/t/apa-yang-dimaksud-dengan-business-process-model-and-notation-bpmn/2715

Institut Bisnis & Informatika Stikom Surabaya. (t.thn.). Analisis dan Perancangan Sistem. Dipetik November 2021, dari repository.dinamika.ac.id: https://repository.dinamika.ac.id/id/eprint/2239/5/BAB_III.pdf

Putra, Y. M., (2021). Analisa Proses Bisnis dengan Business Process Modelling Notation (BPMN). Modul Kuliah Manajemen Proses Bisnis. Jakarta : FEB-Universitas Mercu Buana.

Haryono, A., & Rimawan, E. Improvement of Business Process Modeling in Small and Medium Industries (Smis) to Sustain in Global Economic Competition. Operations Excellence, 9(1), 34-43.

Nugroho, A., & Kusumah, L.H. (2021). Analisis Pelaksanaan Quality Control untuk Mengurangi Defect Produk di Perusahaan Pengolahan Daging Sapi Wagyu dengan Pendekatan Six Sigma. Jurnal Manajemen Teknologi 20 (1), 56-78.

Nusraningrum, D., Jaswati, J., & Thamrin, H. (2020). The Quality of IT Project Management: The Business Process and The Go Project Lean Aplication. Manajemen Bisnis, 10(1), 10-23.

Saryanto, S., Purba, H., & Trimarjoko, A. (2020). Improve quality remanufacturing welding and machining process in Indonesia using six sigma methods. J. Eur. SystèMes Autom, 53, 377-384

Vidianto, A. S., & Haji, W. H. (2020). Sistem Informasi Manajemen Proyek Berbasis Kanban (Studi Kasus: PT. XYZ). Jurnal Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer (JTIIK), 7(2).